Datenschutzerklärung für die mobile Applikation
Stand: 25. März 2026
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Nutzung der DOCLUTION App gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Betreiber der App-Infrastruktur und technischer Ansprechpartner ist:
Wichtiger Hinweis: Wenn Sie die App im Rahmen eines Beschäftigungs- oder Auftragsverhältnisses nutzen, ist datenschutzrechtlich in der Regel Ihr Arbeitgeber bzw. Auftraggeber der "Verantwortliche" im Sinne der DSGVO. Wir (DOCLUTION) agieren in diesem Fall als technischer Dienstleister ("Auftragsverarbeiter" gem. Art. 28 DSGVO) streng nach den Weisungen des Verantwortlichen.
Zur Nutzung der App erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber bzw. Auftraggeber Zugangsdaten. Diese werden zur Authentifizierung verschlüsselt an unseren Server übertragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Die App benötigt Zugriff auf Ihre Kamera, um Fotos von Lieferscheinen, Ladung oder Schäden zu erstellen. Diese Fotos werden zweckgebunden auf unseren Servern gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die App führt kein permanentes Tracking durch. Nur im Moment der Fotoaufnahme wird ein einmaliger GPS-Snapshot (Koordinaten) erfasst, um den Ort der Dokumentation nachzuweisen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Zur Erkennung von Codes nutzen wir das Google ML Kit. Die Bildverarbeitung findet ausschließlich lokal auf Ihrem Endgerät statt. Es werden keine Kamerabilder an Google übertragen.
Falls für den Vorgang erforderlich, erfasst die App eine digitale Unterschrift des Empfängers direkt auf dem Display. Diese wird als Bilddatei mit dem Vorgang verknüpft und dient der Bestätigung des ordnungsgemäßen Erhalts oder Abschlusses.
Die Verarbeitung erfolgt auf Hochleistungsservern innerhalb der Europäischen Union (Deutschland). Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung liegt vor.
Zum Schutz Ihrer Daten nutzt DOCLUTION standardisierte HTTPS/TLS-Verschlüsselung für sämtliche Übertragungswege. Wir setzen zudem auf clientseitiges Hashing (digitaler Fingerabdruck), um die Integrität der Fotos zu gewährleisten und Manipulationen auszuschließen.
Daten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Durch den Mandanten gelöschte Daten werden nach 30 Tagen endgültig vom System entfernt.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17) und Widerspruch (Art. 21). Bitte richten Sie Anfragen primär an Ihren Arbeitgeber (Administrator), da dieser der datenschutzrechtlich Verantwortliche ist.
Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).