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Auftrag anlegen
Das Büro erstellt den Auftrag im Web-Portal und legt fest, welche Fotos zwingend benötigt werden.
Vom Büro bis zum Beweisfoto
Ein digitaler Ablauf, der sich räumlich denken lässt
Drei Schritte — vom Büro über den Außendienst bis zurück zur Abrechnung. So einfach läuft Doclution.
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App-Dokumentation
Der Mitarbeiter vor Ort wird via App geführt, fotografiert Mängel oder Ergebnisse und scannt Barcodes.
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Echtzeit-Auswertung
Sobald der Auftrag abgeschlossen ist, liegen alle Bilder sortiert im Büro vor.
Der Unterschied
Heute mit WhatsApp & Excel — morgen mit Doclution
Was sich für Ihr Team konkret ändert, vom ersten Tag an.
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WhatsApp / E-Mail / Excel
Wie es heute oft läuft
- Fotos verstreut in privaten WhatsApp-Chats
- Mitarbeiter senden Bilder, das Büro sortiert manuell
- Suchzeit täglich: 30–90 Minuten
- Keine Zeitstempel, kein GPS, keine Beweise
- Datenschutz fragwürdig — private Nummern, US-Server
- Rückfragen per Telefon: „Welcher Auftrag war das nochmal?"
- Auftragsabschluss verzögert sich, Rechnung später
- Verlorene Fotos beim Handy-Wechsel oder gelöschten Chats
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Mit Doclution
Wie es sein sollte
- Fotos automatisch beim richtigen Auftrag
- App führt den Mitarbeiter durch Pflichtfotos
- Suchzeit täglich: 2–5 Minuten
- Jedes Foto mit Zeitstempel, optional GPS, AES-256-verschlüsselt
- DSGVO-konform — Server in der EU, anonymisiert
- Echtzeit-Dashboard im Büro: alles sofort sichtbar
- Auftragsabschluss + PDF-Bericht in unter 1 Minute
- Zentrale, sichere Speicherung — auch Jahre später abrufbar
Was bringt es konkret?
Berechnen Sie Ihre Zeitersparnis
Geben Sie Ihre Teamgröße und die typischen Tätigkeiten ein — wir zeigen Ihnen, wie viel Zeit pro Woche und Monat freiwerden kann.
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8
10
4
45 min
Zeit-Ersparnis pro Woche
0 Std.
Fotos automatisch zugeordnet
0 min/Woche
Weniger Rückfragen
0 min/Woche
Kein manuelles Suchen mehr
0 min/Woche
Schnellere Auftragsabschlüsse
0 min/Woche
Hochgerechnet pro Monat
0 Stunden
≈ 0 ganze Arbeitstage
Jetzt unverbindlich Angebot anfordern
Konservative Berechnung auf Basis branchenüblicher Werte. Tatsächliche Ersparnis hängt von Ihren konkreten Prozessen ab und wird im Erstgespräch gemeinsam analysiert.
Branchen & Vorteile
Für alle Teams, die draußen dokumentieren und drinnen Zeit sparen müssen
Doclution passt überall dort, wo Aufträge, Fotos, Zeiten, Unterschriften und Nachweise sauber zusammengehören.
WenigerRückfragen zwischen Büro, Fahrer und Kunde
SchnellerAufträge abschließen und PDF-Berichte erzeugen
SaubererFotos, Zeiten und Signaturen direkt am Auftrag
SichererDSGVO-konform statt Bilderchaos in privaten Chats
Wo sehen wir Doclution
Logistik & Spedition
Abliefernachweise, Wartezeiten, Ladungssicherung, Schäden und Verladelisten sauber dokumentieren.
Service-Technik & Außendienst
Reparaturen, Wartungen, Vorher-Nachher-Fotos und Kundenfreigaben direkt im Einsatz erfassen.
Bau & Handwerk
Baustellenfortschritt, Mängel, Materiallieferungen und Tagesberichte mit Fotos absichern.
Facility Management
Kontrollgänge, Reinigung, Wartung, Schäden und Objektzustände einheitlich nachweisen.
Entsorgung & Recycling
Containerzustand, Abholungen, Fehlbefüllungen und Standorte mit Zeitstempel dokumentieren.
Immobilien & Verwaltung
Wohnungsübergaben, Zählerstände, Schäden und Schlüsselübergaben strukturiert erfassen.
Funktionen
Alles, was draußen schnell und drinnen sauber sein muss
Speziell entwickelt, um Zettelwirtschaft, WhatsApp-Bilderchaos und nachträgliches Sortieren zu beenden.
Individuelle Vorgaben & PDF
Senden Sie wichtige Dokumente direkt aufs Handy und definieren Sie exakte Pflicht-Fotos.
Beweissicherung & Datenschutz
Jedes Foto wird mit Zeitstempel verknüpft. GPS ist optional und nur im Moment der Aufnahme aktiv.
Überall einsatzbereit
Fotos werden offline sicher zwischengespeichert und bei Empfang automatisch hochgeladen.
Maximale Sicherheit
Industriestandard beim Datenschutz, sicherer Papierkorb und automatische DSGVO-Löschung.
Echtzeit-Fortschritt & Archiv
Sehen Sie live, welche Pflichtfotos bereits hochgeladen wurden und wo noch etwas fehlt.
Integrierter Messenger
Kommunikation zwischen Zentrale und Außendienst direkt im Auftrag mit AES-256-Verschlüsselung.
Zwei Ansichten — ein System
Das Büro sieht das Dashboard, der Mitarbeiter die App
Im Büro behalten Sie den Überblick über alle Aufträge in Echtzeit. Auf dem Smartphone arbeitet Ihr Team draußen — geführt, einfach, ohne Schulungsaufwand.
Echtzeit-Dashboard
Behalten Sie den Überblick über aktive Benutzer, offene Aufträge und das heutige Datenvolumen.
Intuitive Handy-App
Einfacher Login, Barcode-Scanner und klare Aufgabenliste für Mitarbeiter im Außendienst.
Digitales Foto-Archiv
Alle hochgeladenen Bilder werden automatisch sortiert und stehen für den Export bereit.
FAQ
Häufige Fragen
Wie erhalten meine Mitarbeiter die App?
Die DOCLUTION App wird auf Anfrage als einsatzbereite Version bereitgestellt — direkt nach Freischaltung Ihres Accounts können Ihre Mitarbeiter sich anmelden.
Funktioniert das System auch ohne Internetempfang?
Ja. Fotos werden in der App sicher zwischengespeichert und automatisch gesendet, sobald wieder Empfang besteht.
Wo liegen unsere Daten?
Alle Daten und Fotos werden verschlüsselt auf Servern innerhalb der EU gespeichert (AES-256). Es gibt keinen Drittland-Transfer.
Kann DOCLUTION an mein Team angepasst werden?
Ja. Pflichtfotos, Dokumente, Rollen und Workflows lassen sich an Ihren Betrieb anpassen.
Wie lange dauert die Einführung im Team?
Die App ist bewusst minimalistisch — die meisten Mitarbeiter sind nach 10 Minuten produktiv. Eine ausführliche Schulung ist nicht nötig.
Kann ich Doclution vorab kennenlernen?
Gerne. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf – wir zeigen Ihnen Doclution in einer persönlichen Demo und besprechen, wie es zu Ihrem Betrieb passt.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?
Sie erhalten Ihre kompletten Daten als verschlüsseltes Archiv (ZIP / PDF) zum Download. Nach der gesetzlich vorgeschriebenen Frist werden die Daten unwiderruflich gelöscht.
Können auch externe Partner (Subunternehmer) Zugriff erhalten?
Nein. Zugriff haben ausschließlich Ihre eigenen Mitarbeiter. Externe Partner oder Subunternehmer erhalten keinen Zugang — so bleiben Ihre Aufträge und Daten vollständig in Ihrem Unternehmen.
Werden GPS-Daten zwangsweise erfasst?
Nein. GPS ist optional und nur im Moment der Fotoaufnahme aktiv — kein Bewegungs-Tracking, kein Profil. Sie entscheiden, ob die Funktion eingeschaltet wird.
Bereit für saubere Dokumentation statt WhatsApp-Chaos?
Keine Spezial-Hardware. Keine wochenlangen Schulungen. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf – wir richten Doclution passend für Ihren Betrieb ein.